Yasal Uyumluluk ve Düzenlemeler

1. Amaç ve Kapsam

Sistemiki Teknoloji A.Ş. olarak, kurumların yazılım varlıklarını mevzuata uygun biçimde yönetmesine destek olmaktayız. İşbu rehber; yazılım lisanslama, telif hakları, tedarik kaynağının doğrulanması ve yurt dışı alımlarda ortaya çıkan vergisel yükümlülükler konusunda temel çerçeveyi sunar.

Rehber, her ölçekten kurumu kapsar; ancak kamu alımları, savunma sanayii ve düzenlemeye tabi sektörler gibi özel rejimlere tabi alanlarda ilave yükümlülükler doğabilir.

2. Yasal Çerçeve

Yazılımlar, hukukumuzda eser olarak korunur. Kurumsal yazılım kullanımını doğrudan ilgilendiren başlıca düzenlemeler şunlardır:

• 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu (FSEK): Bilgisayar programlarının eser olarak korunması, çoğaltma ve yayma haklarının kapsamı ile ihlal hâlinde uygulanacak hukuki ve cezai yaptırımların temelini oluşturur.
• 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu: Bilişim sistemlerine yönelik suçlar ve verilerin hukuka aykırı kullanımına ilişkin hükümler.
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu: Ticari defter ve belge düzeni, kurumsal varlık yönetimi yükümlülükleri.
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu: Kişisel veri işleyen yazılımların uyum gereklilikleri.
• Uluslararası düzenlemeler: Bern Sözleşmesi ve TRIPS Anlaşması kapsamındaki asgari koruma standartları.

3. Lisans Kullanımında Temel Yükümlülükler

Bir yazılımın satın alınması, mülkiyetinin değil kullanım hakkının devralınması anlamına gelir. Kullanım hakkının sınırları, ürünle birlikte sunulan son kullanıcı lisans sözleşmesinde (EULA) belirlenir. Kurumların dikkat etmesi gereken başlıca noktalar:

• Lisans türünün kullanım senaryosuna uygun seçilmesi (tekil kullanıcı, eşzamanlı kullanıcı, cihaz bazlı, ağ lisansı)
• Eğitim, öğrenci ve kâr amacı gütmeyen kuruluş lisanslarının ticari faaliyette kullanılmaması
• Sanallaştırma, uzak masaüstü ve bulut kullanımının lisans kapsamında olup olmadığının teyit edilmesi
• Lisans devri, birleşme ve devralma durumlarında üretici onayının alınması
• Abonelik lisanslarında yenileme tarihlerinin takip edilmesi

4. Uyumluluk Kontrol Listesi

Aşağıdaki başlıklar, kurumsal bir yazılım uyumluluk programının asgari bileşenlerini oluşturur:

• Kullanımdaki tüm yazılımlar için geçerli lisans belgelerinin arşivlenmesi
• Yazılım envanterinin ve kurulum kayıtlarının düzenli güncellenmesi
• Yazılım tedarik ve kurulum süreçlerinin merkezî onaya bağlanması
• Personel için yazılım kullanım politikasının yazılı hâle getirilmesi ve duyurulması
• Belirli aralıklarla iç denetim yapılması ve bulguların kayıt altına alınması
• Tedarik öncesinde satıcının yetkili olup olmadığının doğrulanması
• Vergisel yükümlülüklerin mali müşavir gözetiminde yerine getirilmesi

5. Tedarik Kaynağının Doğrulanması

Üreticiler, yetkili satıcı listelerini kendi resmî internet sitelerinde yayımlar. Pazaryeri ve ilan sitelerindeki satıcıların yetki durumu çoğu zaman ilan üzerinden doğrulanamaz. Bu nedenle tedarik öncesinde aşağıdaki kontrollerin yapılması önerilir:

• Satıcının yetkili satıcı belgesinin talep edilmesi ve üreticinin resmî listesiyle karşılaştırılması
• Satıcının ticaret unvanı, vergi numarası ve MERSİS kaydının doğrulanması
• Faturanın kurum adına ve yazılım lisansı kalemiyle düzenlendiğinin teyit edilmesi
• Lisansın kurumun kendi üretici hesabına tanımlanabildiğinin kontrol edilmesi
• Piyasa koşullarının belirgin biçimde altındaki fiyatların gerekçesinin sorgulanması

Sistemiki Teknoloji A.Ş., yazılım ve donanım tedarikinde Türkiye'deki yetkili distribütörlerin resmî satış ve lisans kanallarını kullanır. Satın aldığınız lisanslar üretici sisteminde adınıza veya firmanız adına kayıt altına alınır ve faturalı olarak teslim edilir. Yetkili satıcı belgelerimizi Hakkımızda sayfasından, temsil ettiğimiz markaların listesini Markalar sayfasından inceleyebilirsiniz.

6. Lisanssız Kullanımın Sonuçları

Lisanssız ya da lisans kapsamı dışında yazılım kullanımı, kurumlar için hem hukuki hem operasyonel sonuçlar doğurur:

• Hukuki sonuçlar: FSEK'in 71. ve devamı maddeleri uyarınca hapis ve adli para cezası uygulanabilir; hak sahibi ayrıca tazminat talebinde bulunabilir. Cezaların güncel alt ve üst sınırları için kanunun yürürlükteki metni esas alınmalıdır.
• Mali sonuçlar: Tazminat, yargılama gideri ve sonradan tahakkuk eden vergi yükümlülükleri.
• Operasyonel sonuçlar: Yazılımın erişime kapanması, üretim ve proje süreçlerinde kesinti.
• Güvenlik riskleri: Değiştirilmiş kurulum paketleri üzerinden bulaşan zararlı yazılım ve veri kaybı.
• Destek kaybı: Güncelleme, teknik destek ve garanti haklarından yararlanamama.
• İtibar riski: Tedarik zinciri denetimlerinde ve kurumsal ihalelerde uygunluk sorunu.

7. Yurt Dışından Doğrudan Tedarikte Vergisel Yükümlülükler

Yurt dışında yerleşik firmalardan doğrudan alınan yazılım ve ilgili hizmetler, alıcı kurum için ilave vergisel yükümlülükler doğurabilir:

• Sorumlu sıfatıyla KDV: Yurt dışından alınan hizmetlerde KDV, alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edilerek ödenir (2 No.lu KDV beyannamesi).
• Stopaj: Ödemenin niteliğine göre kurumlar vergisi kesintisi gündeme gelebilir. Türkiye'nin ilgili ülke ile akdettiği Çifte Vergilendirmeyi Önleme Anlaşması bulunması hâlinde anlaşma hükümleri öncelikle uygulanır.
• Belgelendirme: Alımın muhasebe kayıtlarında doğru sınıflandırılması ve belgelerin saklanması.

Uygulanacak oranlar ve beyan usulleri mevzuat değişikliklerine tabidir; kurumunuza özgü hesaplama için mali müşavirinize danışmanız gerekir. Türkiye'deki yetkili satıcılar üzerinden yapılan alımlarda bu yükümlülükler doğmaz; fatura yurt içi mevzuata uygun olarak düzenlenir ve satış sonrası destek yerel olarak sağlanır.

8. Risk Yönetimi ve Önleyici Tedbirler

Uyumsuzluk riski, sonradan giderilmesi pahalı bir risktir. Önleyici yaklaşımın bileşenleri:

• Merkezî yazılım yönetimi: Tüm alım ve kurulumların tek onay sürecinden geçirilmesi
• Lisans optimizasyonu: Kullanım analiziyle atıl lisansların tespit edilmesi ve maliyetin düşürülmesi
• Sürekli eğitim: Personelin lisans kuralları ve riskler konusunda bilgilendirilmesi
• Denetim hazırlığı: Belgelerin her an ibraz edilebilir durumda tutulması
• Tedarikçi yönetimi: Yalnızca yetkisi doğrulanmış satıcılarla çalışılması
• Periyodik risk değerlendirmesi: Envanter ile lisans kapsamının düzenli karşılaştırılması

9. Uyumluluk Hizmetlerimiz

Kurumların yazılım uyumluluk süreçlerinde aşağıdaki hizmetleri sunmaktayız:

• Uyumluluk denetimi: Mevcut yazılım envanterinin lisans kapsamıyla karşılaştırılması ve açıkların raporlanması
• Lisans yapılandırma: Kullanım senaryosuna uygun lisans türü ve ölçekleme planının oluşturulması
• Süreç kurulumu: Tedarik, kurulum ve envanter kayıt süreçlerinin yazılı hâle getirilmesi
• Personel eğitimi: Lisans kuralları ve yasal sorumluluklar konusunda kurum içi eğitim

Kurumsal lisanslama seçenekleri için Kurumsal Lisanslama sayfasını inceleyebilir, değerlendirme talebiniz için iletişim sayfamız üzerinden bize ulaşabilirsiniz.

10. İlgili Metinler

Satış koşulları ve cayma hakkı için Mesafeli Satış Sözleşmesi, site kullanımı ve lisans kullanım esasları için Kullanım Şartları, kişisel verilerin işlenmesi için KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası sayfalarını inceleyebilirsiniz.

11. İletişim

Yazılım uyumluluğu ve kurumsal lisanslama konularındaki sorularınız için:

• Sistemiki Teknoloji A.Ş.
• Adres: Batı Sitesi Mh. 1818. Cd. 9-F Blok, 06370 Yenimahalle, Ankara
• Telefon: +90 (312) 870 00 78
• E-posta: [email protected]